PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

2.1 Jawatankuasa

2.1.1 Carta Organisasi Unit SPBT @ BOSS 2009

Pengerusi

Pn Hjh Hafshah Bt Muhammad

( Pengetua )

Naib Pengerusi

Tn Hj Roslan b Hassan

( GPK HEM )

Setiausaha

Pn Chan Ying Yoke

( Ketua Penyelaras SPBT )

Penolong Setiausaha

Pn Wee Su Ling

( Penyelaras Maklumat & Sisteksbbt )

AJK Jawatankuasa

Penyelaras Tingkatan 1 Cik Lee Siew Bee

Penyelaras Tingkatan 2 Pn Salmiah bt Yusof

Penyelaras Tingkatan 3 Cik Chuang Yen Phing

Penyelaras Tingkatan 4 Pn Kalawathy a/p Appu

Penyelaras Tingkatan 5 Pn Koh Moey Lee

2.1.2 Carta Organisasi Pengawas SPBT @ Kelab SPBT 2009

Penaung

Pn Hjh Hafshah bt Muhammad

( Pengetua )

Penasihat

Pn Chan Ying Yoke

( Setiausaha SPBT )

Penolong Penasihat
Pn Wee Su Ling

( Pen. Setiausaha SPBT )

Pengerusi

Tan Zu Jian

Naib Pengerusi

Koh Ong Leong

Setiausaha

Teh Lay Jia

Bendahari

Ee Kuang Sheng

Ahli Jawatankuasa

Biro Keceriaan Lee Sheng Kuan

Biro Data & Rekod Tan Chia Kee

Biro Seliaan Tan Chun Cheak

Biro Pengurusan Chang Zhang Piau

2.2 Bidang Tugas

2.2.1 Peranan Guru SPBT
Guru SPBT hendaklah menjalankan tugas-tugas berikut :
Ø Mematuhi pekeliling SPBT.
Ø Mengisi borang maklumat / permohonan SPBT seperti BPBTR 160/170 dengan betul
Ø Mengedar dan mengumpul borang SPBT 1 Pindaan 3/98 dan SPBTG.
Ø Mengadakan buku daftar pengedaran borang SPBT 1 Pindaan 3/98
Ø Mengedarkan buku teks kepada guru darjah/ tingkatan.
Ø Mengemaskini fail SPBT
Ø Menerima bekalan buku teks daripada pengedar , penerbit dan menandatangani nota serahan / invois.
Ø Menjalankan pemeriksaan fizikal ke atas buku teks SPBT.
Ø Memastikan buku teks SPBT dicop dengan cop SPBT dan mencatatkan tarikh penerimaan.
Ø Mengemaskini buku stok SPBT.
Ø Menguruskan stor buku teks.
Ø Mengisi borang permohonan pelupusan buku teks.
Ø Menjadi Ahli Lembaga Pemeriksa Pelupusan Buku Teks sekolah.
Ø Melaporkan kepada Penolong Kanan ( HEM ) sebarang masalah yang berkaitan dengan SPBT untuk tindakan selanjutnya.

2.2.2 Tugas Penyelaras Tingkatan
Ø Membantu Setiausaha SPBT dalam menyelaras urusan berkaitan dengan SPBT terutama dalam agihan dan pemulangan buku bagi setiap tingkatan. Antara perkara-perkara yang dilakukan :
ü Membantu pengiraan stok buku
ü Menyediakan borang G
ü Menyediakan senarai kelayakan pelajar
ü Menyediakan senarai tidak layak rayuan
ü Menyediakan borang gagal pulang buku
ü Mengemaskini setor buku
ü Mengumpul buku pelajar yang keluar sekolah
ü Menghantar surat pemberitahuan kepada penjaga pelajar yang gagal memulangkan buku pinjaman
ü Menjalankan pemeriksaan ke atas buku pinjaman yang ada pada pelajar dari masa ke masa.

Ø Memberikan maklumbalas ( feedback) seperti masalah yang dihadapi dan membincangkan cara penyelesaiannya untuk dikemukakan oleh setiausaha kepada pengetua atau semasa mesyuarat HEM.

2.2.3 Peranan Guru Tingkatan
Guru Tingkatan dikehendaki menjalankan tugas-tugas berikut :
· Mengedar dan mengumpul borang maklumat/ permohonan SPBT.
· Bertanggungjawab mengedar dan memungut buku teks daripada pelajar.
· Mengisi borang SPBT G dan mendapatkan pengesahan penerimaan dan pemulangan buku teks daripada pelajar.
· Berusaha mendapatkan gantian buku teks yang hilang / musnah.
· Mengawas keselamatan buku teks di tangan pelajar.
· Bertanggungjawab ke atas buku teks yang digunakan oleh pelajar.

2.2.4 Peranan Guru Mata Pelajaran
Guru Mata Pelajaran dikehendaki menjalankan tugas-tugas berikut:
§ Bekerjasama dengan Jawatankuasa Khas Mata Pelajaran
§ Bertanggungjawab melaporkan segala kelemahan dalam buku teks kepada Pengetua atau Penolong Kanan 1.
§ Menggunakan budi bicara menyampaikan pengajaran dan pembelajaran dengan bilangan buku teks yang ada.
§ Menggunakan buku teks dengan maksimum dan berkesan.
§ Mengawasi keselamatan buku teks di tangan pelajar.

2.2.5 Peranan AJK Pelajar
ü Membantu pihak yang terlibat dalam SPBT untuk melicinkan perjalanan SPBT seperti pengawalan, stok dan pemeriksaan buku.
ü Menjalankan tugas-tugas yang diperlukan oleh pihak SPBT dari masa ke masa.

2.2.6 Peranan Pelajar
v Membalut buku teks
v Menjaga kebersihan buku teks
v Menjaga keselamatan buku teks

Tugas	Rujukan	Catatan
1. Mengadakan mesyuarat Jawatankuasa SPBT
1.1 Mesyuarat diadakan 2 kali setahun iaitu di awal dan di akhir tahun
1.2 Membuat pembahagian tugas
1.3 Taklimat untuk Guru Tingkatan
1.4 Pembahagian tugas pentadbiran
1.4.1 Buku Stok ikut tingkatan
1.4.2 Pengedaran / Pengumpulan
1.4.3 Buku rosak/ hilang
1.4.4 Menubuhkan ‘Pasukan Petugas SPBT’ ( pelajar )
2. Borang Permohonan SPBT
2.1 Mengedarkan borang kepada setiap pelajar
2.2 Borang yang lengkap dikumpul oleh Guru Tingkatan dan diberikan kepada Guru SPBT
3. Mesyuarat AJK SPBT
Mengadakan mesyuarat yang dipengerusikan oleh pengetua/GPK HEM bagi menentukan pelajar yang layak mendapat bantuan bagi tahun semasa.
4. Keputusan permohonan pelajar
Mengedarkan senarai nama pelajar yang tidak layak kepada guru tingkatan
5. Membuat pesanan buku
5.1 Membuat pesanan pada petengahan tahun ke Biro Buku teks
5.2 Mencadangkan pertukaran buku pada awal tahun ( jika perlu )
5.3 Membuat anggaran yang tepat untuk tahun berikutnya
5.4 Mengisi borang maklumat berkomputer dan menghantar mengikut jadual
6. Pengedaran
6.1 Mengedarkan buku mengikut tingkatan
6.2 Menentukan tarikh pengedaran
6.3 Mengesan kelancaran pengedaran
6.4 Mendapatkan borang dan pelajar yang masuk/ bertukar sekolah
6.5 Mengedarkan buku kepada pelajar yang baru masuk
6.6 Memastikan borang SPBT telah dihantar ke sekolah pelajar yang bertukar
6.7 Memastikan Guru Tingkatan telah mengagihkan buku pinjaman kepada semua pelajar yang layak
6.8 Memastikan semua Guru Tingkatan telah melengkapkan borang pinjaman SPBT borang G mengikut jadual
7. Pengurusan Rekod dan Dokumen
7.1 Menyelenggarakan fail yang kemaskini mengikut jenis
7.2 Rekod buku stok yang kemaskini ( ikut tingkatan )

LATAR BELAKANG BOSS SMK TUN TIJAH

1.1 Pengenalan

Program Skim Pinjaman Buku Teks ( SPBT ) telah mula diperkenalkan oleh kerajaan pada tahun 1975. Ia bertujuan meringankan beban kewangan yangditanggung oleh ibu bapa atau penjaga yang kurang mampu khususnya dalam menyediakan buku teks untuk persekolahan anak mereka. Kerajaan telah membelanjakan jutaan ringgit setiap tahun. Justeru itu, buku teks wajar dijaga rapi dengan kemudahan bilik dan pengurusan yang cekap. Untuk tujuan itu, Bilik Operasi Skim Pinjaman Buku Teks ( BOSS ) ditubuhkan bagi menaiktaraf stor buku teks yang keadaannya kurang memuaskan. Walaupun nama dan rupa berbeza, fungsinya tetap sama, iaitu sebagai nadi dari segi penyimpanan, pengagihan, pinjaman, pemulangan, pelupusan dan terutamanya pengurusan.

1.2 Sejarah

Pada asalnya, bilik SPBT terletak di tingkat bawah blok B. Oleh kerana bilik ini terlalu kecil dan selalu dilanda banjir kilat selepas hujan lebat, bilik SPBT telah dipindahkan ke tingkat bawah blok E yang baru siap dibina pada bulan April tahun 2003. Pada tahun ini, iaitu 19-1-2008 ( hari Sabtu ), bilik SPBT sekali lagi dipindahkan ke tingkat satu blok E. Makmal komputer blok E telah diubahsuai menjadi bilik BOSS yang baru hingga sekarang.
Mulai tahun 2006, semua urusan SPBT telah dibuat dengan Sistem Sisteksbbt.

1.3 Matlamat

Menjadi nadi pengurusan dan pengagihan buku teks kepada semua pelajar.

1.4 Objektif

1.4.1 Meringankan beban kewangan yang ditanggung oleh ibu bapa atau penjaga.

1.4.2 Menjadi pusat simpanan buku teks yang selamat.

1.4.3 Mengurus data dengan berkualiti dan cekap.

1.4.4 Menggunakan sistem ICT dengan maksimum.

1.4.5 Memberikan perkhidmatan yang mesra dan berhemah.

1.4.6 Melahirkan pengawas yang cekap dalam pengurusan SPBT.

1.4.7 Melahirkan pelajar yang bertanggungjawab dan menghargai buku teks.

1.4.8 Mewujudkan suasana kerja yang bersih, selesa dan ceria.

1.5 Misi

SMK Tun Tijah Ke Arah Johan Pengurusan BOSS Cemerlang Peringkat

Kebangsaan Tahun 2012.

1.6 Visi

1.6.1 Menjuarai Pertandingan BOSS Cemerlang peringkat negeri Melaka 2010.

1.6.2 Menggunakan ICT sepenuhnya dalam pengurusan maklumat.

1.6.3 Memberikan perkhidmatan yang mesra dan berhemah.

1.6.4 Melahirkan guru dan pengawas SPBT yang mahir dan cekap.

1.6.5 Melahirkan pelajar yang memartabatkan buku teks.

1.7 Motto

“Kualiti Pendidikan Bermula Dari BOSS”

1.8 Kejayaan

1.8.2 Anugerah BOSS Cemerlang Peringkat Negeri Melaka 2006

1.8.2 Anugerah BOSS Cemerlang Peringkat Negeri Melaka 2007

1.8.3 Anugerah BOSS Cemerlang Peringkat Negeri Melaka 2008